Organisation und Soft Skills für Gleichstellungs­beauftragte

Tipps und Tricks für Ihre Organisation

Vielleicht kennen Sie das ja auch – die Papierflut und Informationsfülle im Alltag im Griff zu behalten, das fällt mir nicht immer leicht. Der Ratgeber „Simplify your life“ hilft mir da manches Mal mit Tipps und Tricks weiter. W. T. Küstenmacher setzt sich seit Jahren mit der Vereinfachung des Alltags auseinander. „Simplify your life“ ist eines seiner Bücher und Beratungsratgeber. Küstenmachers Tipps habe ich für Sie und für die Organisation Ihres Alltags modifiziert. Ich hoffe, sie vereinfachen auch Ihren Arbeitsalltag im Amt als Gleichstellungs­beauftragte. Die Devise lautet: Überblick behalten durch Vereinfachung.

Leer-Tisch-Methode erfordert ein Ordnungssystem

Empfohlen wird von ihm die sogenannte Leer-Tisch-Methode. Dies heißt, nicht mehr auf dem Schreibtisch zu haben als den jeweiligen Vorgang, den Sie gerade bearbeiten. Keine Stapel, die noch irgendwann zu erledigen sind, keine weiteren Vorgänge, die danach zu bearbeiten sind, keine Zettelwirtschaft.

Um das zu realisieren, müssen Sie ein Ordnungssystem schaffen, in dem jeder Vorgang einen Platz außerhalb Ihres Schreibtischs zugewiesen bekommt. Das kann beispielsweise ein Ablagetisch, eine Hängeregistratur, ein Schubladensystem oder auch Ablagekorbsystem sein.

Ihr Vorteil: Sie können kreativer und konzentrierter arbeiten

Vorteilhaft an der Leer-Tisch-Methode ist, dass Sie weitaus kreativer und konzentrierter arbeiten werden und auch schneller, da Sie nicht ständig von vagabundierenden Haufen und Zetteln abgelenkt werden.

Küstenmacher geht davon aus, dass mit dem Entrümpeln des Arbeitsplatzes auch eine Entrümpelung im Kopf stattfindet und Sie insoweit klarer und strukturierter arbeiten können. Hintergrund ist, dass unser Unterbewusstsein nicht auf logische Einsichten, sondern auf Bilder reagiert.

Mit der 4-Quadrate-Methode bewältigen Sie die notwendige Aufräumarbeit gekonnt

Aufräumen und konsequent Ordnung zu halten nervt und strengt sehr an – mich jedenfalls oft genug. Außerdem scheint immer die Zeit dafür zu fehlen. Um diese Aufgabe bewältigen zu können, empfiehlt Küstenmacher die sogenannte 4-Quadrate-Methode.

Teilen Sie den leeren Tisch oder Fußboden in 4 Quadrate

Um Ordnung zu schaffen, sollten Sie den leeren Tisch oder notfalls den Fußboden in 4 Felder teilen und nach 4 Kriterien sortieren, und zwar was

1. weggeworfen werden kann,
2. weitergeleitet werden muss,
3. wichtig ist und
4. sofort erledigt werden kann.

Wegwerfen sollten Sie all das, was Sie schon immer einmal anschauen, lesen oder archivieren wollten. Und nie getan haben und auch über einen längeren Zeitraum nicht benötigt haben. Das können alte Urteilstexte, Artikel oder auch Fachzeitschriften sein. Heute erhalten Sie all dies ja regelmäßig digital.

Auf Feld 2 befinden sich alle Angelegenheiten, die zur Erledigung weitergegeben werden können oder müssen. Das heißt alles, was Sie delegieren können. Dies kann sich auf Kolleginnen und Kollegen oder aber auch Ihre Mitarbeiterin im Gleichstellungsbüro beziehen.

Wichtige Angelegenheiten sortieren und auf Wiedervorlage legen

Wenn Sie viele einzelne Angelegenheiten zu bearbeiten haben (Stapel 3), sollten Sie diese nach Wichtigkeit sortieren und notieren, wann was erledigt sein muss. Hier bietet es sich an, ein Wiedervorlagensystem einzurichten, beispielsweise in Ihrem Kalender, und die Angelegenheiten erst mal in einer Hängeregistratur verschwinden zu lassen.

Dinge, die wenig Zeit beanspruchen, sollten Sie sofort erledigen

Auf dem 4. Feld befinden sich alle Angelegenheiten, die Sie sofort erledigen können. Dies können Telefonate, E-Mails, Faxe oder auch die Ablage sein. Dieser Stapel müsste sich nach Ihrer Aufräumaktion aufgelöst haben.

So lösen Sie das „Stapelphänomen“ auf

Ich kenne dieses Phänomen auch: Je größer das Büro, desto mehr Stapel und Häufchen bilden sich immer wieder. Sei es, dass Zeitschriften gelesen sein wollen, Fotos archiviert werden müssen und Ähnliches. Auch hier sollten Sie beherzt vorgehen: Werfen Sie all das weg, was älter als ein halbes Jahr ist und Sie bisher nicht benötigt haben.

Empfohlen wird zur Vereinfachung auch hier, die vagabundierenden Stapel in Hängeregistratursysteme einzuordnen. Allerdings müssen Sie sich hier Gedanken machen, wie solche Registraturen möglichst übersichtlich gestaltet werden können.

Beachten Sie diese 3 Regeln:

1. Tauschhandel
2. Zwischendurchstrategie
3. Verfallsdatum

Beim Tauschhandel entsorgen Sie immer dann, wenn Sie etwas Neues ablegen, die gleiche Zahl von alten Dokumenten. So bleiben Ihre Akten übersichtlich.

Die Zwischendurchstrategie bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie in einem Informationsordner etwas suchen, 3 alte Informationen aussortieren. Auf diese Weise verschlanken Sie nebenbei das Aktenvolumen.

Ordnung nach dem Verfallsdatum zu schaffen heißt schlicht und ergreifend, Dokumente dann auszusortieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies hält Ihre Akten stets aktuell und erleichtert das Suchen eines Dokuments.

Probieren Sie die Tipps doch einmal in Ihrem Büroalltag aus, Sie werden mehr Ordnung und Struktur in Ihre Amtsführung bringen. Und mehr Ordnung und Struktur heißt für Sie Zeitersparnis und effizientes Arbeiten.

Machtspiele: Steigen Sie nicht darauf ein

Vielleicht haben Sie ja die Erfahrung auch schon gemacht: Da wollten Sie nur etwas mit einer Kollegin oder einem Kollegen klären und schon finden Sie sich in einem heftigen Streitgespräch wieder, das zu eskalieren droht. Wie Sie damit umgehen können, habe ich Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst.

Machtspiele am Arbeitsplatz basieren auf der sogenannten machtorientierten Kommunikation. Regelmäßig gehen bei dieser Form der Kommunikation alle Beteiligten davon aus, dass sie recht haben und dass es nur eine Sichtweise der Dinge gibt: nämlich die eigene.

Wahrnehmung ist stets subjektiv

Angestrengt versuchen dann die Beteiligten, einander von ihrer Sicht der Dinge zu überzeugen, und verlieren dabei völlig aus dem Blick, dass jede Wahrnehmung hochgradig subjektiv ist und wir alle durch eine bestimmte Brille auf Ereignisse schauen.

Da wird gestritten, argumentiert und mit aller Kraft und Macht versucht, das Gegenüber zu überzeugen. Und irgendwann geht es nicht mehr um die Sache, sondern nur noch darum, wer gewinnt. In der Regel kommt nichts Gutes dabei heraus, wenn eine Person ihren Standpunkt gänzlich aufgeben muss.

Eine Verliererin oder ein Verlierer wird stets nach einer Möglichkeit suchen, sich dann ein anderes Mal durchzusetzen und so seine/ihre Position wiederherzustellen. Denken Sie hieran und geben Sie Ihrem Gegenüber immer die Chance, sein Gesicht zu wahren.

Meine Empfehlung

Besser Win-win-Lösungen suchen
Win-win-Lösungen sind besser als Win-loose-Situationen, verliert hierbei doch niemand das Gesicht. Und hierzu sollten Sie Ihrem Gegenüber stets die Chance lassen.

Lassen Sie sich nicht in ein machtorientiertes Gespräch hineinziehen

Sicherlich müssen Sie sich als Gleichstellungs­beauftragte im Amt immer mal wieder auf ganzer Linie durchsetzen. Aber auf das Wie kommt es an.

Daran erkennen Sie eine machtorientierte Kommunikation:

• Ignoranz des Redebeitrags, der nicht in die eigene Argumentation passt
• dem Gegenüber über den „Mund fahren“ oder es nicht ausreden lassen
• Druck aufbauen, Druckmittel einsetzen
• das Gegenüber manipulieren

So verschaffen Sie sich Gehör

Das kennen Sie sicher auch: In einer Besprechung setzen Sie zum 3. Mal an, um etwas zu sagen – und prompt ist wieder jemand schneller und Sie kommen nicht zum Zug. Was Sie hier tun können, habe ich Ihnen im Folgenden zusammengestellt.

Bestehen Sie darauf, zu Wort zu kommen!

Häufig ist in so einer Situation ja das Problem, dass es keinen Diskussionsführer gibt. Bestehen Sie darauf, dass eine/-r der Anwesenden die Diskussionsführung übernimmt und das Wort erteilt, je nach Wortmeldung. Und sorgen Sie dafür, dass die Reihenfolge auch tatsächlich eingehalten wird.

Unterbrecher/-innen stoppen

Oft reicht das aber noch nicht, es gibt immer wieder Kolleginnen und Kollegen, die einem einfach ins Wort fallen. Gerade in sehr engagierten Diskussionen passiert dies oft unbeabsichtigt. Bestehen Sie darauf, auszureden, und weisen Sie Kollegen und Kolleginnen zunächst freundlich, aber dann doch energisch darauf hin, dass Sie das Wort haben.

Formulieren Sie selbstsicher und überzeugend

Beginnen Sie Ihre Statements keineswegs damit, sich zu entschuldigen, wie: „Entschuldigen Sie bitte, dass ich noch einmal auf Ihr Argument zurückkomme, aber ...“ Besser einfach nur an das Argument Ihres Vorredners / Ihrer Vorrednerin anknüpfen und Ihren weiteren Beitrag hierzu formulieren. Mit einer Entschuldigung zu beginnen nimmt Ihrem Beitrag unnötig das Gewicht – Sie sollten sich hier nicht selbst schwächen.

Sprechen Sie mit tiefer Stimme

Experten empfehlen Frauen, mit möglichst tiefer Stimme zu sprechen. Ich ärgere mich immer über so einen Rat, ist mir dies doch zu viel Angleichung an das männliche Geschlecht. Letztlich ist das aber eine Geschmackssache. Wichtig ist es sicherlich, gut auf die eigene Stimmlage zu achten und keineswegs zu hoch zu sprechen und dadurch vielleicht „piepsig“ zu wirken.

Meine Empfehlung

Trainieren Sie Ihre „Stimmgewalt“
Wenn Sie für sich feststellen, dass Ihnen manchmal nicht genügend „Gehör“ geschenkt wird, trainieren Sie Ihr Sprachverhalten bzw. Ihre Stimme.